Maak van onboarding een succesverhaal

Wees welkom

De eerste werkdag is vaak spannend, vol nieuwe indrukken en onbekende gezichten. Het is een key moment in de onboarding. Zorg dat alles goed is voorbereid: van een werkende laptop en toegang tot systemen, tot een persoonlijke welkomstboodschap. Denk aan een handgeschreven kaartje of een korte video waarin het team zich voorstelt. Kleine moeite, groot effect—het zet de toon voor een warm welkom en het laat zien dat je aandacht hebt voor de details die tellen. En vang iemand letterlijk en figuurlijk op! Niks zo lastig om de deur binnen te stappen op je eerste werkdag en geen idee te hebben bij wie en waar je moet zijn. Voor je het weet voel je je weer die ‘brugpieper’.

Maar het welkom-gevoel begint eigenlijk al vóór de eerste werkdag. Stuur een paar dagen van tevoren een berichtje met praktische informatie over de eerste dag: wat er verwacht wordt, hoe laat iemand aanwezig moet zijn en wie ze zullen ontmoeten. Of een korte video van een aantal collega’s die wat praktische zaken uitleggen. Dit helpt om de spanning te verlagen en geeft een warm welkom nog vóór de nieuwe collega officieel begint.

Laat je werkgeversmerk tot leven komen

Onboarding is het ideale moment om je werkgeversmerk in de praktijk te laten zien. In deze fase ontdekken nieuwe medewerkers of de waarden en cultuur die je uitdraagt ook écht overeenkomen met hun verwachtingen. Dit is de periode waarin ze hun eigen verhaal over je organisatie vormen—het verhaal dat ze aan vrienden en familie vertellen. Om ervoor te zorgen dat dit verhaal klopt, is het belangrijk om vanaf dag één transparant en consistent te zijn.

Zorg dat wat je belooft, klopt met wat je laat zien. Want nieuwe medewerkers moeten vooral merken dat ze zijn waar ze horen te zijn. Niemand wil zich na de eerste werkweek afvragen of ze per ongeluk bij de verkeerde organisatie zijn binnengelopen.

Begin met kleine, maar betekenisvolle acties. Laat nieuwe medewerkers bijvoorbeeld deelnemen aan teammeetings of organiseer kennismakingssessies of korte koffiemomenten met leidinggevenden/collega’s die de bedrijfscultuur belichten. Zo maak je van onboarding naast een praktische introductie ook een positieve ervaring die de Employee Experience versterkt.

Een reis op maat

Nu hybride en remote werken steeds gebruikelijker zijn en blijven, is het slim om de onboarding aan te passen aan de individuele behoeften van je medewerkers. Dit gaat verder dan basisinstructies en omvat een flexibele, persoonlijke benadering die zowel het leren als de integratie in de organisatie ondersteunt.

Denk aan het ontwikkelen van gepersonaliseerde leermodules die aansluiten bij het ervaringsniveau en de functie van de nieuwe medewerker. Door gebruik te maken van digitale platforms kun je onboarding trajecten aanbieden die variëren in intensiteit en focus, van praktische kennismakingen met tools tot diepgaande sessies over bedrijfscultuur en strategische doelstellingen.

Daarnaast is het inzetten van een mentor of buddy een krachtige manier om nieuwe medewerkers te ondersteunen. Deze persoonlijke begeleiding helpt met praktische zaken, en biedt ook een vertrouwenspersoon voor vragen en feedback. Door het creëren van regelmatige feedbackmomenten binnen de eerste maanden, kun je snel inspelen op eventuele knelpunten en verbeteringen doorvoeren. Én bouw je aan een cultuur waarin medewerkers vanaf dag één ervaren dat hun mening er toe doet.