0343 - 745270

SHIT IN, SHIT OUT: HET BELANG VAN EEN GOEDE BRIEFING

Leestijd: 6 minuten

Hoe meer bedrijven, producten en diensten, hoe groter de noodzaak om je te onderscheiden van de menigte. Dit doe je bijvoorbeeld met een killerwebsite of een memorabel event. Of het nu het ontwerp van een nieuwe website, het organiseren van een zakelijk event of een ander project betreft: een creative brief voor het bureau dat je inschakelt is hierbij van groot belang. Voornamelijk om wensen duidelijk te maken en verwachtingen te managen. In een tijd waarin we het allemaal steeds drukker hebben, worden briefings echter steeds vaker gezien als tijdrovend, onhandig of zelfs bureaucratisch.

Think again. Je input bepaalt immers je output. Oftewel, shit in, shit out. Een goed begin is het halve werk, en dat begint bij de briefing.​ Weinig aandacht voor het schrijven van een goede briefing of geen tijd voor mondelinge toelichting komt de kwaliteit niet ten goede. Lees verder over het belang van een goede briefing en wat daar dan in staat, of niet.

Waarom een briefing?

Een briefing is een tool die je helpt duidelijk en helder te communiceren. Zeker aan het begin van het project of proces. Talloze herzieningen of een tegenvallend eindresultaat schuif je hiermee van tafel. Een goede briefing zorgt er ook voor dat je uiteindelijk op 1 lijn zit wanneer je aan het project begint én dat je dit ook blijft.

Een te korte, ellenlange of niet-concrete briefing

In de praktijk blijkt dat briefings vaak te kort, te lang of niet concreet genoeg zijn voor een creatief bureau om hun magic te laten zien. Zo geeft een té korte briefing vaak ruis op de lijn en wordt er soms verwacht dat alles al gesneden koek is voor de uitvoerende partij. Ook al heeft een bureau aan een half woord genoeg, ze opereren niet dagelijks in jouw corebusiness. Ze zijn niet aangeschakeld bij jouw dagelijkse werkzaamheden en kennen de krachtvelden en geschiedenis niet. Liever veel dan weinig informatie delen dus.

Maar té lang kan ook. Zo is de outline van het programma fijn om te weten, maar mag je de inhoud per diaslide achterwege laten in een briefing. Laat ook ruimte over voor (creatieve) input van het bureau. Het zou zonde zijn als het inhuren van een externe partij minder tot z’n recht komt omdat er geen ruimte is voor eigen inbreng.

Blind vliegen zonder briefing: voorkom een valse start

Een set van richtlijnen, een ankerpunt, doel en een heldere verwachting zijn minimaal nodig om een goed voorstel te maken​. Hoe beter de briefing, hoe beter het voorstel. Zowel qua concept, inhoud en kosten. Kortom, de kwaliteit van de briefing zie je terug in het eindresultaat.

Blind vliegen doet niemand graag. En dat is nu net wat zowel opdrachtgever als opdrachtnemer doen bij een project dat niet is gebaseerd op een goede briefing. Een goede briefing bevat altijd een aantal basisgegevens zoals budget (welke kosten zijn inbegrepen), aantal personen, ​locatie (of locatieverwachting), een ruwe outline van het programma en de datum.

Voor een succesvol project is het voor een bureau ook essentieel om te weten:

  • Welk ‘probleem’ er ‘opgelost’ moet worden of welk doel er behaald moet worden.
  • Wat zijn de doelstellingen?
  • Welke verwachtingen zijn er?
  • Wat is de visie van beide partijen en is deze realistisch?

In het kort: een briefing zorgt ervoor dat de neuzen dezelfde kant op wijzen. Pakt een project niet uit zoals gewenst? Dan wil je in ieder geval uitsluiten dat dit kwam doordat de briefing niet goed was, of zelfs helemaal niet bestond.

Daarbij geloven we bij effectgroep dat de input de output bepaalt, maar dat een persoonlijke toelichting ook een wereld van verschil maakt. Denk aan het persoonlijk in ontvangst nemen van de briefing en elkaar leren kennen. Zo kom je tot de vraag achter de vraag. Je stelt de verwachtingen scherp en creëert een basis van vertrouwen. Ook kun je direct checken of beide partijen alles op de juiste wijze interpreteren. Is het helder? Dan voorkom je een valse start. Dat onderstreept ook effectgroep-directeur Simon Renes: “Je input bepaalt je output. Daarom moet je weloverwogen aan beide kanten tijd vragen. Ook een opdrachtgever komt tot beter uitgewerkte offertes en betere relaties als ze er zelf iets meer tijd in kunnen, willen en mogen stoppen.”

Deel je kpi’s

Aan welke kpi’s kan er bijgedragen worden? Van ieder stukje content dat vandaag de dag wordt geproduceerd, kan het succes gemeten worden. Of het nu het aantal inschrijvingen op de nieuwsbrief, de CTR van de Facebookadvertentie of het aantal bezoekers op een event betreft. Meer dan ooit tevoren moet voor elk project worden aangetoond welke bijdrage het levert aan de bedrijfsdoelstellingen. De briefing dient als anker voor beide partijen. In een goede briefing worden deze doelstellingen helder genoemd, zodat er niet afgedwaald wordt van wat voor jou als opdrachtgever werkelijk van belang is.

Makkelijker anticiperen op obstakels

Het briefingproces gaat naast het begrijpen en afstemmen van doelen, ook over het anticiperen op obstakels. Wanneer de briefing en (zakelijke) doelstellingen bij iedere stap in het proces in het achterhoofd gehouden worden, is het veel eenvoudiger voor beide partijen om keuzes te verantwoorden en te begrijpen. En hiermee discussies te voorkomen.

Tip: wanneer mogelijk, is het ook fijn als beslissingsbevoegden zich bemoeien met de briefing. Zij zijn immers ook degenen die akkoord moeten geven of de uiteindelijke beoordeling bepalen.

Overweeg een debriefing

Wil je zeker weten dat het bureau jou goed begrepen heeft en andersom? Overweeg dan een debriefing als extra check. Het is een korte samenvatting van de briefing vanuit het bureau. Wij zijn zelf fan van de debriefing, het liefst mondeling. Als opdrachtgever kun je de schriftelijke briefing dan toelichten, en het bureau kan vragen stellen. Zo weet je namelijk zeker dat je op 1 lijn ligt en kan het document gebruikt worden voor verdere stappen. Daarnaast voorkom je zo ook interpretatiefouten. Wat voor jou ‘hip’, ‘modern’ of ‘luxe’ is, kan voor de ander iets heel anders betekenen. Met een debriefing kun je ook – waar nodig – bijsturen op het voorstel. Bijkomend voordeel voor jou als opdrachtgever is dat er vaak al wat tipjes van de sluier worden opgelicht over het te verwachten voorstel. Geef maar toe: die nieuwsgierigheid moet gevoed worden!

Conclusie: een briefing wijst de weg

Wellicht een open deur na bovenstaande, maar laat een briefing fungeren als leidraad voor je project. Begrijp dat een goede creative brief een investering is die zich uitkeert in ‘mooie dividend’. Denk aan een soepeler proces, een eindresultaat van hogere kwaliteit waar iedereen blij mee is, en uiteindelijk een prettige vertrouwensrelatie. Dit is het directe gevolg van een goede briefing.

Door tijd te investeren in een goede briefing én een mondelinge toelichting en debriefing, wordt het rendement voor jou als opdrachtgever hoger. In het vervolg van het project levert het tijdwinst op én je krijgt het beste voorstel of eindproduct voor de beste tarieven. Iets dat écht aansluit bij je doelstellingen en verwachtingen.

Lekker leesvoer, toch?

We’ve got more where that came from! Maandelijks schrijven we inspirerende blogs en delen we onze kijk op impactvolle events, krachtige communicatie en digitale ontwikkelingen. Dit wil je niet missen!