Hoe behoud je medewerkers?

Vol vertrouwen samen op reis

Het succesvol onboarden en behouden van medewerkers
Sandra Pieterse
Sandra Pieterse | HR Manager | E-mail Sandra Pieterse

Talent is schaars en de concurrentie op de arbeidsmarkt is hoog. Het binnenhalen, (ver)binden en blijven boeien van waardevolle medewerkers is een topprioriteit voor elk bedrijf. Maar hoe creëer je een omgeving waarin medewerkers zich volledig verbonden voelen met jouw organisatie? Een fijne werkplek, waar medewerkers happy werken, betrokken zijn en floreren.

Effectmakers Sandra Pieterse (HR manager) en Afra Hendriks (Event Creative) over Employee Experience; het belang van onboarding van medewerkers, sfeer op de werkvloer en persoonlijke aandacht.

Een tipje van de sluier? Er is meer nodig dan een tafeltennistafel en tafelvoetbalspel!

“Onboarding is superbelangrijk”, vertelt Sandra. “Deze fase is bedoeld om mensen echt te laten landen. Hiervoor kun je gerust zo’n 6 tot 9 maanden uittrekken. Toch zie je nog vaak dat de verwachting is dat de medewerker na 2 maanden al volledig van alles op de hoogte is. Dat is niet realistisch. Je wilt dat de nieuwe medewerker kennismaakt met de organisatie, de cultuur en de collega’s. Met de ‘way of work’ en met praktische zaken zoals de systemen waarmee wordt gewerkt, hoe de interne processen lopen, maar ook basale dingen als waar de koffie staat en waar je lunch kan halen.. Geef de nieuwe medewerker ook de ruimte om zelf de organisatie te ontdekken. Zie het als een kans om de beloftes die je als (werkgevers)merk doet, waar te maken. Zodat de verwachtingen van medewerkers matchen met de werkelijkheid. Hiermee kun je als werkgever jezelf op een creatieve manier onderscheiden.”

“In deze periode ontwikkel je als nieuwe medewerker je eigen verhaal”, vult Afra aan. “Het verhaal dat je vertelt op een verjaardag wanneer ze aan je vragen waar je werkt en wat je doet. Hoe snel dit gaat, hangt ook van de persoon af. Waar komt iemand vandaan? Is het een eerste baan of is het iemand die al jarenlange ervaring heeft? Is er voldoende ruimte om te wennen en voelt het veilig om vragen te stellen en verwachtingen uit te spreken?”

Prille relatie

Een nieuwe medewerker komt blanco binnen en is afhankelijk van de informatie die wordt gegeven. Sandra geeft aan dat het goed is om je hiervan bewust te zijn en ervoor te zorgen dat alles goed is voorbereid. “De eerste werkdag is voor nieuwe medewerkers vaak spannend. Je kent vaak maar een paar collega’s, alles is nieuw, en je krijgt veel informatie te verwerken. Door alle randvoorwaardelijke zaken zoals laptops en inlog voor systemen goed voor te bereiden, komt iemand makkelijker binnen. Zorg er als organisatie voor dat de nieuwe medewerker zich welkom, gehoord en gezien voelt. Check regelmatig de verwachtingen en vraag wat iemand nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen en zich onderdeel van de club te voelen. Blijf met elkaar in gesprek over hoe het gaat, of iemands talenten voldoende benut worden en waar iemand hulp bij nodig heeft.”

“En er zijn leuke creatieve tools die het kennismaken en landen binnen een organisatie nog leuker kunnen maken”, gaat ze enthousiast verder. “Die kun je helemaal laten aansluiten bij jouw merk en bedrijf. Denk bijvoorbeeld aan onboarding apps of een bingokaart waarop activiteiten voor de onboarding kunnen worden afgevinkt. Een speelse manier om iemand met de organisatie, collega’s en cultuur te laten kennismaken. Kies altijd een vorm die past bij jouw organisatie.”

 

“Het is als een prille relatie waarin je beiden gaat ontdekken of je echt bij elkaar past. En dat vergt zowel van het bedrijf als de nieuwe medewerker de nodige tijd en energie”, reageert Afra.

Gezien en gehoord worden

“Of iemand zich uiteindelijk thuis gaat voelen en langere tijd wil blijven, hangt af van verschillende factoren zoals betrokkenheid bij de organisatie”, gaat Afra verder. “Betrek daarom iedereen zo veel mogelijk bij alle activiteiten. Dit kun je doen door input te vragen voor activiteiten. Vraag bijvoorbeeld wat mensen willen doen op het jaarlijkse zomerfeest. En maak een gezamenlijke muzieklijst aan. Door medewerkers te betrekken, wordt het een feestje voor iedereen en zullen ze sneller geneigd zijn om te komen. We merken het ook bij de events die we voor bedrijven organiseren. In plaats van een sportactiviteit waar de beste wint, wordt vaker gekozen voor een activiteit zoals Expeditie Robinson, waarbij meer kwaliteiten van iedereen worden benut. Iedereen wil gezien en gehoord worden.”

Alles uit de kast?

Als werkgever is het goed om te bepalen hoe ver je wilt gaan om een medewerker binnen te houden. Haal je hiervoor echt alles uit de kast? Het blijft een spannende ontdekkingsreis. “Wees je er altijd van bewust dat die reis voor iedereen anders is”, zegt Afra. “Sommige mensen zitten jarenlang prima bij een werkgever, maar er zijn er ook – zeker aan het begin van hun carrière – die vaker sneller switchen. Is dat erg? Nee! Als iemand de relatie wil verbreken, zorg dan dat je van die laatste maand, net zoals van de onboarding, een feestje maakt. Want je wil dat medewerkers met een goed gevoel terugkijken op hun tijd bij jouw organisatie en dat ze positieve verhalen blijven vertellen over jouw merk en bedrijf.”

“Organisaties veranderen en daarmee ook de wensen en verwachtingen van mensen”, besluit Sandra. “ Hoe mooi is het dan als je met elkaar kunt blijven ontdekken of je dezelfde reis wilt blijven maken en wat daarvoor nodig is. Er is dus geen one size fits all. Het is altijd maatwerk met oprechte aandacht voor elkaar.”

Wat is Employee Experience?

Employee experience is de beleving van een (potentiële) medewerker in alle contacten met de organisatie en hoe dit overeenkomt met zijn of haar verwachtingen. Activiteiten die een medewerker een positieve ervaring geven, dragen bij aan een goede Employee Experience (bron: Employee Experience, Heleen Mes en Gea Peper).

Kom in actie!

7 praktische tips 

  1. Onboarding op maat per functie/ team én persoon. Weet je als organisatie welke verwachtingen een nieuwe medewerker vooraf heeft? Vraag het en pas de onboarding daarop aan.
  2. Laat nieuwe collega’s zich welkom voelen door een week voor de start een kaartje te sturen of maak een korte video waarin de nieuwe collega het hele team vast kan zien. Nodig de nieuwe collega uit voor een lunch op kantoor of voor een bedrijfsevent, zodat diegene alvast wat collega’s leert kennen.
  3. Organiseer regelmatig een activiteit om met elkaar in verbinding te blijven en elkaar op een andere manier te leren kennen. Denk bijvoorbeeld eens aan een workshop ‘over de streep’. 
  4. Talentontwikkeling is belangrijk. Help medewerkers om hun talenten inzichtelijk te krijgen, te delen en te verbinden aan het werk. Dit draagt bij aan het werkgeluk en daarmee ook aan de verbinding met elkaar en de samenwerking. 
  5. Vier samen successen. Zoals het moment van ondertekening of het binnenhalen van een nieuwe klant. 
  6. Maak gebruik van aanwezige talenten, ook als deze niet werkgerelateerd zijn. Bijvoorbeeld, een collega met gevoel voor styling die het kantoor opnieuw inricht. 
  7. Offboarding; blijf in contact met oud medewerkers zodat zij ambassadeur van je organisatie worden. Denk ook aan het organiseren van activiteiten voor oud-collega’s.

Verder praten over dit onderwerp?

Neem contact op met Marlous via marlous@effectgroep.nl en ontdek hoe wij als creatief én strategisch communicatiebureau je kunnen helpen met het werven en behouden van nieuwe medewerkers.

Neem contact op