Tips & tricks voor een passende opening van je evenement

Wil jij de inspiratie echt ontkurken tijdens je evenement? Niet alleen van je nieuwjaarsborrel, maar vooral ook van andere (zakelijke) evenementen gedurende het hele jaar? Met de volgende tips organiseer je een passende opening.

Setting the stage

Tijdens een plenaire opening heb je iedereen bij elkaar en, als je het goed aanpakt, krijg je alle aandacht. Hét moment dus om je boodschap over de bühne te brengen: waarom organiseer je dit evenement en waarom is het voor je gasten zo belangrijk om hierbij aanwezig te zijn?

Een goede opening van je evenement is te vergelijken met een goede presentatie; of je nu een opening voor een congres, personeelsfeest of ander evenement organiseert, zorg er altijd voor dat het past bij het doel en concept ervan. Een glamourfeest vraagt om entertainment, terwijl bij een wetenschappelijk congres een openingsdebat beter op zijn plaats is. Begin met een verrassingselement, dan heb je gelijk de aandacht. Door het verhaal en het eventconcept tijdens de opening uit te vergroten, weten je gasten meteen wat ze kunnen verwachten.

Spreken is zilver, zwijgen is goud

De leading man op het podium voelt zich comfortabel in de spotlights en zit niet snel om tekst verlegen. Hoewel directie of management deze rol vaak krijgt toebedeeld, voelt niet iedereen zich hier prettig bij. Een van de opties om hun de spotlight wel comfortabel te maken, is een speciale sprekerstraining voor de directie. Of ga anders op zoek naar een professionele spreker of verzin een andere vorm voor de opening. Durf buiten de lijntjes te kleuren: je kunt ook op artistieke wijze invulling geven aan je verhaal met entertainment, cabaret of muziek. Wil je je gasten duidelijk maken hoe ze dit jaar op het hoogste niveau gaan presteren? Laat het zien! Wedden dat je in de topsport inspirerende voorbeelden vindt?

Soms ontkom je er niet aan om iemand aan het woord te laten die dat niet gewend is. Organiseer dan een talkshow of interview onder leiding van een dagvoorzitter. Door dit vooraf te repeteren, laat je de deelnemers wennen aan het geluid van de microfoon, het licht en de setting. Zo creëer je een ontspannen sfeer, waarin je op een professionele en aangename manier de boodschap duidelijk maakt.

In gesprek met je gasten

Staat je evenement in het teken van interactie? Begin daar tijdens de opening al mee en vraag je gasten bijvoorbeeld: ‘Wat is jouw verwachting van vandaag?’ Via interactieve tools zoals BuzzMaster, Sendsteps en Presenterswall kunnen gasten via hun smartphone reageren op stellingen, polls of open vragen. De antwoorden en reacties verschijnen live op een groot scherm; een Data-DJ zorgt ter plekke voor een gestructureerd verhaal. Het is ook gelijk handige input voor de dagvoorzitter om de interactie op gang te brengen en betrokkenheid te creëren. En, minstens zo belangrijk, je gasten dragen met hun input direct bij aan de output van het evenement.

De juiste tijd, de juiste plaats

Begint jouw evenement om 18.00 uur in hartje Randstad? Verwacht dan niet dat iedereen aanwezig is als je om 18.30 uur je evenement plenair opent. Door vooraf te communiceren hoe lang ieder programmaonderdeel duurt, voorkom je dat mensen tussendoor de ruimte verlaten voor toiletbezoek of andere, dringende zaken.

Comfortabel en actief tegelijk

Staand luisteren naar een opening van een half uur draagt niets bij aan de betrokkenheid van je gasten. Hoe zorg je er dan voor dat zij hun concentratie vasthouden? Verras ze! Laat hen bijvoorbeeld plaatsnemen op een FestivalChair. Met dit handige do-it-yourself-stoeltje van karton zorgt iedereen voor zijn of haar eigen zitgelegenheid. Ook handig tijdens de rest van het event, want wij printen er het programma, plattegrond en andere handige info voor je op.

Geen plenaire opening organiseren

Soms kun je niet al je gasten tegelijk in één ruimte ontvangen en is een plenaire opening niet mogelijk. Bij andere evenementen is plenair openen misschien helemaal niet nodig, bijvoorbeeld tijdens een congrestival. Tijdens dit zakelijke festival stel je een carrousel van inhoudelijke en leuke activiteiten samen. Je gasten bepalen vooraf wat ze uit dit evenement willen halen en stellen dus zelf hun programma samen. Dit eventconcept heeft een heel andere dynamiek dan een traditioneel congres, je kunt je gasten in kleinere groepen benaderen. Je hebt dus meer interactiemogelijkheden dan tijdens een plenaire opening.

Als jij je hebt voorgenomen om vanaf nu ieder evenement op onvergetelijke wijze te openen, zet dan bovenstaande tips in je favorieten. Een ‘goed begin’ is het halve werk en dat geldt helemaal voor de opening van je evenement.