Het optimale communicatietraject voor de ultieme event experience

Een feest der herkenning

Voordat je bezoekers verwelkomt op locatie, leg je het contact. In sommige gevallen is de aankondiging, save the date of uitnodiging voor een event zelfs het eerste contact ooit. En of je nou een product lanceert, een congrestival organiseert of mensen uitnodigt voor een relatie-event: je wilt ze direct het gevoel geven dat jouw event ‘the next level’ is.

Een herkenbare en consequent doorgevoerde eventhuisstijl is daarom een must. Jouw event is namelijk net zo uniek als jouw bedrijf of jouw merk. En verdient dus een eigen visuele identiteit die van eerste uitnodiging tot aan de verpakking van de vertreksnack is doorgevoerd.

What’s in it for me?

Voor je in het wilde weg gaat mailen of adverteren en mensen van hun bed licht om ze naar hét evenement van het jaar te slepen, houd rekening met de vraag die iedereen zich bewust of onbewust stelt: what’s in it for me? Door kritisch te kijken naar de hoeveelheid informatie die je zendt, de call to actions die je plaatst en de momenten waarop je dat doet, creëer je een funnel die een potentiële klant of bezoeker begeleidt naar het antwoord op die vraag.

Een manier om dit te doen is de funnel zoals Google die omschrijft: see, think, do, care.

• See – Wees zichtbaar en wel op een manier die de aandacht trekt van je doelgroep in lijn met je eventhuisstijl.
• Think – Vergroot je relevantie, laat je doelgroep nadenken over je merk, product of boodschap en maak duidelijk waarom dit van toegevoegde waarde is.
• Do – Zet aan tot actie en bied een verleidende call to action aan. Laat de gewenste bezoeker actie ondernemen door zich aan te melden of in te schrijven.
• Care – Beloon hem ook! In deze laatste care-fase zorg je ervoor dat de merkbeleving (nog) beter wordt, om klanten langduriger aan je te binden. (Na afronding van de aanmelding, maar ook na afloop van het event. Bijvoorbeeld door een aftermovie én een plek op de gastenlijst voor volgend jaar aan te bieden.)

Geen daden maar woorden

Om dit traject zo goed mogelijk (lees: overtuigend) te doorlopen, kun je vertrouwen op de expertise van consumentenpsycholoog Robert Cialdini. Hij verdiept zich in welke communicatietechnieken consumenten overtuigen over te gaan tot actie. Woordkeuze en de volgorde zijn hierbij essentieel! Door je communicatiemiddelen te voorzien van zogenaamde microcopy kun je een lezer meer beïnvloeden dan je misschien denkt!

Voorbeelden is het gebruiken van ‘Zorg dat je niets meer mist!’ in plaats van ‘Blijf op de hoogte!’, wanneer je wilt dat iemand zich inschrijft. Door urgentie te creëren vergroot je de relevantie voor een lezer. Hetzelfde geldt voor ‘Je hebt nog maar drie dagen om je aan te melden’. Andere technieken zijn schaarste (‘Er zijn nog maar tien plaatsen beschikbaar’), autoriteit (‘Dankzij meer dan twintig jaar ervaring…’) en sociale wederkerigheid (‘Onder de gasten zijn ook de managers van Deloitte, ING en CoolBlue’).

Feit is dat hoe beter je deze routing en technieken snapt, des te sneller het in de toekomst gaat. En hoe hoger straks je conversie is, des te lager je (advertentie)kosten kunnen zijn. En dat biedt perspectief!

Houd het simpel, maak het makkelijk

Heb je door middel van een strategisch communicatietraject jouw beoogde bezoeker bereikt en aan je merk gebonden, en staat hij op het punt van aanmelden? Lekker bezig! Maar dit betekent niet dat je er al bent. “Don’t make me think”, is de gevleugelde uitspraak van UX-specialist Steve Shrug. Dit is het moment waarop de experience pas echt begint.

In een tijd waar 24 uur in een dag te weinig is en gebruikers online steeds vaker op hun wenken bediend worden, kun je dan ook niet achterblijven. Een registratiewebsite voor je event biedt uitkomst. Door gebruik te maken van zo’n registratiewebsite kun je jouw eventhuisstijl ook hier doorvoeren (en de herkenbaarheid vergroten), en het houdt het aanmeldproces voor alle partijen simpel, effectief en helder. Nooit meer een reminder naar iemand die al ingeschreven staat en in één oogopslag zichtbaar hoe de uitnodiging ontvangen wordt. Groot voordeel is daarnaast dat je te allen tijde zicht hebt op de aanmeldingen én de aanwezigen. Wel zo handig als je voedselverspilling wilt voorkomen of twijfelt of hét moment voor de grote aankondiging al is aangebroken.

Even belangrijk is de bijdrage die zo’n website biedt als het gaat om voorpret. De registratie volgt namelijk vaak nadat je bezoeker het programma heeft gelezen, potentiële workshops heeft bestudeerd en de borrel in zijn agenda heeft gezet. Een eventregistratiewebsite zet de toon: een bezoeker krijgt écht een gevoel bij wat jouw event betekent. Indien mogelijk is dit ook dé plek om reacties van voorgaande bezoekers te plaatsen. Peer-to-peer is een van de overtuigende technieken waar Cialdini over spreekt, en draagt daarmee bij aan jouw overredingskracht!

Alles komt samen

Als de organisatie van je event – en daarmee bedoelen we ook (of juist) de weg ernaartoe – goed in elkaar zit, dan komt alles samen op de dag zelf. De eventhuisstijl die je in je mails en registratiewebsite hebt toegepast, is doorvertaald naar routing en signing op de grote dag. Met een sterk concept kun je zelf een real life salesfunnel creëren
(zo lieten wij ook zien bij HP Inc.) De beloftes die je maakte en de verwachtingen die je schiep in het communicatietraject worden waargemaakt, zo niet overtroffen. Een goed event beloont de bezoeker voor zijn keuze zich aan te melden en te komen. Het enthousiasmeert, verrast en overtuigd. Lukt dit? Dan heb je een ambassadeur voor het leven. Of in ieder geval voor de volgende keer. En mocht er een volgend event komen, denk dan nog eens aan die eerste stap: wees herkenbaar. Een feest der herkenning is, mits ooit positief ervaren, voor velen reden genoeg!