Hybride events

Hoe organiseer je een hybride event?

Het mooie is dat je het beste van deze twee werelden perfect samen kan brengen in een hybride event! En, for the record, dat is meer dan alleen wat camera’s richten op een live event. Het gaat echt om het integreren van de twee werelden en een unieke beleving creëren voor de bezoekers. Ongeacht of deze online aanschuiven of live het event bijwonen. Dat vraagt om extra aandacht voor de bezoekersjourney, om nuanceverschillen en duidelijke aandachtspunten.

The devil is in the details en dat geldt zeker voor hybride events. Benieuwd naar de weg die wij bewandelen om te komen tot (al zeggen we het zelf) het beste resultaat? We hebben onze ‘must-do’s’ voor je in kaart gebracht.

Maar wanneer is het (online) event écht een succes? En hoe meten we dat? Tot voor kort werd het succes van een event eenvoudig afgemeten aan de hand van het aantal bezoekers of door te kijken naar hoe goed de productie verliep. Maar vandaag de dag ligt de focus op de meetbare impact van events. Oftewel, het effect. Aan de hand van een aantal stappen bepalen we de doelstellingen en geven we hier invulling aan om zo de ROI van het event te definiëren, zowel online, offline als hybride.

Bepaal eerst je boodschap, dan de vorm

Voordat we kijken naar de middelen, adviseren we eerst te kijken naar een passend overkoepelend concept. Dit is namelijk dé kapstok waar de boodschappen per doelgroep aan hangen, verpakt in hun eigen middel/platform. Bij de ontwikkeling van een creatief concept, met bijbehorende invulling, staat voor ons de vraag: What’s in it for them (de bezoeker)? altijd centraal. En ook: Hoe zetten we de bezoeker in de spotlight? Want je wilt een momentum creëren vanuit een noodzaak, met een bepaalde relevantie, wat uiteraard effect heeft. Oftewel: Waar nodigen we de bezoekers eigenlijk voor uit? Hoe prikkelen en enthousiasmeren we ze en verleiden we ze om deel te nemen? En hoe hangt dit moment samen met overige contactmomenten met je bezoeker(s)? Kortom: een concept- en communicatiestrategie met een kop en een staart, waarbinnen verschillende touchpoints diverse doelgroepen bedienen.

Must-do’s

Hoe geven we vervolgens invulling aan het programma? Dat leggen we je hieronder allemaal uit aan de hand van een aantal uitgangspunten die wij altijd hanteren met ons effectmodel om het gewenste resultaat te bereiken.

1. Doel vs. technologie

   Zoveel wensen, zoveel (online) mogelijkheden!
   Informatieoverdracht, teambuilding, productpresentatie, netwerken, kennis delen? Afhankelijk van de doelstellingen wordt de juiste technische invulling bepaald. Van 1-op-1 speeddate sessies tot round-table bijeenkomsten met acht personen en van online beursbezoek tot plenaire presentatie. Zoveel wensen, zoveel (online) technische mogelijkheden. Bezoekersaantallen zijn geen probleem en de functionaliteiten worden op maat gemaakt.

2. Kernboodschap en communicatie

   Stand out from the crowd
   Opvallen in het online uitnodigingsgeweld is vandaag de dag nog uitdagender. Genodigden schrijven zich veelal last minute in voor het event en krijgen veel uitnodigingen waar ze écht bij moeten zijn. Bij de ontwikkeling van het communicatietraject denken we vanuit het See-Think-Do-Care-model: bekendheid, overweging, verkoop en loyaliteit. Met één druk op de knop heb je toegang tot het online event, maar je bent ook met één druk op de knop weer makkelijk vertrokken.

   We ontwikkelen een prikkelend communicatietraject met meer contactmomenten dan bij een live event, met een duidelijke key message (dit mag je écht niet missen!) en met een korte(re) aanlooptijd. Je schrijft je immers in juni niet in voor een online event in oktober. Maar áls de uitnodiging dan op de mat ligt, moet je wel direct de urgentie voelen om je aan te melden én daadwerkelijk deel te nemen. Daarnaast loopt uiteraard het communicatietraject met de live bezoeker. En wil je last minute switchen omdat de reistijd toch nét niet in je agenda past? Ook mogelijk!

3. Beleving

   Veel meer interactie, wisselende formats, snelheid én culinaire toevoegingen
   Ontwikkel het online event vanuit de gedachte dat het een live event is, maar dan met veel meer interactie, wisselende formats en snelheid. Denk in lijn met televisieprogramma’s; snelle wisselende settings (je bent niet gebonden aan één podium), met korte blokjes: informatie, interactie, fun. Vergeet ook zeker niet de juiste muziek, duo-presentaties voor de dynamiek, voice-overs, video-onderbrekingen, etc. Waar je normaal een 360-graden ervaring hebt, bied je nu een 16:9-variant. Zorg dus dat het continu afwisselend is en je als kijker benieuwd blijft naar wat er nog meer komt. Het mooiste is als je zowel de bezoekers op het event als de bezoekers online met elkaar verbindt. Denk bijvoorbeeld aan een borrelpakket dat thuis wordt bezorgd én op locatie, waarmee je samen proost. Of breakoutsessies waar zowel de online als live bezoekers samen aan deelnemen of een 1-op-1 speeddate tussen de twee. Afhankelijk van de doelgroep en de doelstellingen stellen we het gewenste format samen voor een optimale beleving.

4. Betrokkenheid

   Creëer een tijdelijke tribe
   Maak zowel de lijfelijke als digitale beleving menselijk; bezoekers moeten het idee hebben dat ze samen één groep zijn en als het ware weer in één ruimte zitten. Ze moeten bijna vergeten dat ze voor een scherm zitten. Hoe? Met een duidelijke ontvangst; een introductie, zodat je landt in het verhaal en je echt intuned. Pak de aandacht direct in de eerste minuten door aan te duiden wat voor event het wordt en wat er van jou als bezoeker verwacht wordt. Waarom ben je hierbij? Wat wil je eruit halen? Daarna ga je direct over tot actie én interactie: een bijdrage leveren als online bezoeker is key. Chatten, snelle stemming, polls, wordcloud. Oftewel: je gehoord en gezien voelen. En dat gedurende het gehele programma, van begin tot eind. Bedenk daarom wat je kunt doen tijdens ieder moment in de reis van de online bezoeker om het voor hen nét zo exclusief te maken en hen nét zo betrokken te laten voelen als wanneer ze er lijfelijk bij zijn. En vice versa. Laat ook de doelgroep die live aanwezig is zich speciaal voelen. Zij zijn er tenslotte ‘echt’ bij.

Last but not least, content is key

Creëer content voor langere termijn
Naast de vier stappen voor de invulling van het programma is de inhoud de rode draad van het event. Niet alleen vooraf en tijdens je event is de juiste inhoud belangrijk, zeker ook na het event. Creëer persoonlijke boodschappen richting de bezoeker, bijzondere sprekers, pakkende videocontent, goede infographics en/of sfeermuziek voorafgaand en tijdens het event. Maar maak vooral ook gretig gebruik van de aanwezige camera’s! Why not use them om content te maken voor de langere termijn? Verleng het moment van delen. Sharing is caring!

Overtuigd?

Ben je van plan binnenkort een online of hybride event te organiseren? Goeie keuze! We zijn echt meesterlijk goed in het bedenken en organiseren van live, online en hybride events waar je als bedrijf of merk écht iets aan hebt. Ons team van effectmakers staat voor je klaar om met je mee te denken in oplossingen.

P.S. Wil je alles weten over de praktische oplossingen voor live, online of hybride events? De komende tijd gaan we je hier in verschillende artikelen nog meer over vertellen, samen met nog veel meer inspiratie rondom het communicatievak. Schrijf je hier in voor de nieuwsbrief om niets te missen!